En muchas empresas, los costos de impresión y gestión documental pasan desapercibidos durante meses. Se imprime “lo de siempre”, nadie controla demasiado y el gasto se asume como inevitable. El problema aparece cuando esos costos impactan directamente en el presupuesto y ya es tarde para corregirlos.
Implementar un Software gestión documentos permite cambiar este escenario: pasar del desorden y la intuición a decisiones basadas en datos reales, optimizando recursos y mejorando la eficiencia operativa desde el primer mes.
El problema silencioso de la impresión sin control
Cuando no existe un sistema que supervise el uso de los equipos, es muy común que ocurran situaciones como:
- Impresiones innecesarias o duplicadas
- Uso excesivo de impresión a color
- Falta de control por usuario o sector
- Dificultad para saber qué equipos generan más costos
Todo esto no solo afecta el presupuesto, sino también la organización interna y la gestión de documentos.
Software gestión documentos: mucho más que digitalizar
Un verdadero Software gestión documentos no se limita a almacenar archivos digitales. Su objetivo es ordenar, controlar y optimizar todo el ciclo de vida del documento, desde su creación hasta su impresión o archivo.
En este proceso, el control de impresión cumple un rol fundamental.
PaperCut: control inteligente dentro de tu gestión documental
Una de las herramientas más efectivas para integrar al ecosistema de gestión documental es PaperCut, un software que permite monitorear y administrar el uso de impresión de forma precisa y transparente.
Con PaperCut, tu empresa puede:
- Saber quién imprime, cuánto y desde dónde, sin suposiciones
- Asignar cuotas y políticas de impresión por usuario o sector
- Detectar excesos de papel, color o impresiones innecesarias
- Generar reportes claros para tomar decisiones basadas en datos
Controlar no es limitar: es usar mejor los recursos disponibles y alinear la impresión con una estrategia de eficiencia.
Printview: Software de Monitoreo de impresión en tiempo real
Para complementar la gestión, el Software de Monitoreo de impresión es clave. En este punto, Printview permite visualizar el estado real de los equipos y su nivel de uso.
Printview brinda información como:
- Estado operativo de los equipos
- Consumo de insumos
- Volúmenes de impresión
- Alertas para anticiparse a fallas
Esta información es fundamental para una gestión documental eficiente, ya que evita interrupciones, mejora la planificación y reduce costos inesperados.
El beneficio real para tu empresa
Al integrar un Software gestión documentos junto con herramientas como PaperCut y Printview, tu empresa logra:
- Reducción concreta de costos de impresión
- Mayor control y trazabilidad de documentos
- Mejora en la productividad de los equipos
- Decisiones basadas en información real, no en estimaciones
En CBC Group, implementamos soluciones de gestión documental y control de impresión adaptadas a cada organización, ayudando a optimizar procesos desde el primer mes de uso.