La gestión de documentos es una parte crítica del funcionamiento de cualquier empresa, pero muchas veces se pasa por alto hasta que surgen problemas. Una mala organización documental puede generar pérdidas de tiempo, dinero y hasta comprometer la seguridad de la información.
En este artículo te contamos cuáles son los errores más frecuentes y cómo evitarlos para mejorar la productividad y la eficiencia de tu negocio.
1. No contar con un sistema digital de gestión documental
Seguir dependiendo del papel y de carpetas físicas es costoso, inseguro y poco eficiente. La solución: implementar un software de gestión de documentos que permita digitalizar, organizar y buscar archivos en segundos.
2. Falta de control sobre los accesos
Permitir que cualquier empleado acceda a toda la documentación puede ser un riesgo. Establecé permisos por usuario para asegurar la confidencialidad y trazabilidad de los documentos.
3. Nombres de archivo poco claros
Usar nombres genéricos como “doc1” o “finalversiónúltimaOK” hace que pierdas tiempo buscando. Adoptá una convención de nombres clara y consistente.
4. No realizar copias de seguridad
La pérdida de documentos importantes puede ser devastadora. Solución: automatizá backups periódicos en la nube o en servidores seguros.
5. No digitalizar documentos físicos
El archivo en papel es difícil de acceder y ocupa espacio. Digitalizar con escáneres/equipos multifunción evita pérdidas, mejora el acceso y ordena la gestión documental. Digitalización Inteligente de Soluciones + Tecnología captura, indexa, firma y permite buscar documentos en segundos.
6. No definir un flujo de aprobación de documentos
Si no hay procesos claros, los documentos pueden perderse o ser modificados sin control. Utilizá sistemas con control de versiones y registro de cambios.
7. Acumulación innecesaria de versiones
Guardar múltiples versiones sin eliminar las obsoletas genera confusión. Centralizá y actualizá la información para trabajar siempre con la versión correcta.
8. No capacitar al personal
De nada sirve una gran herramienta si no sabés usarla. Capacitar a tu equipo es esencial para aprovechar al máximo cualquier sistema de gestión documental.
9. No medir ni auditar los procesos
Sin métricas, no podés mejorar. Usá informes de auditoría para entender cómo se utilizan los documentos y detectar oportunidades de optimización.
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